مقالة - سلعة

الدليل النهائي لتخطيط معتكف شركتك إلى Wine Country في كاليفورنيا

بصفته نائب رئيس مبيعات الشركات والمبيعات لشركة WineCountry Media - التي تمتلك وتدير NapaValley.com و Sonoma.com ، و WineCountry.com - لقد ساعدت الشركات من جميع أنحاء العالم في التخطيط لاجتماعات الشركات والمجموعات والخلوات والفعاليات في واين كنتري بكاليفورنيا. وفي كل مرة ، هناك عناصر مهمة لم تفكر فيها هذه الشركات قبل الاتصال بي بشأن اجتماعهم أو معتكفهم القادم.


لذلك أريد أن أشارك أهم 14 من الاعتبارات التي يجب على الرئيس التنفيذي أو المساعد التنفيذي أو منظم الأحداث وضعها في الاعتبار عند التخطيط لإقامة معتكف مؤسسي في واين كنتري في كاليفورنيا. قائمة التحقق الخاصة بي والمليئة بالمعركة لإنشاء معتكف ناجح من Wine Country لكسب شهرة من زملائك وتجعلك تبدو كمنظم اجتماعات محترف.

في ذلك الوقت: دعنا نتعمق. فيما يلي الاستبيان الفعلي الذي أستخدمه لكل عميل جديد للشركة ، وهو الاستبيان الذي شحذته من العمل مع مجموعة متنوعة من الشركات والخدمات التي يحتاجونها وموظفوها بمجرد وصولهم. من خلال السؤال الأخير ، سيكون لديك فهم قوي لوقت وأين وماذا وكيف تحتاج إلى التخطيط لحدث فريق Wine Country القادم الخاص بك.



الاستفتاء


# 1. ما هو الغرض من هذا الحدث الخاص بك؟

التابع أكثر 10 أنواع من أحداث الشركة شيوعًا ، من المفيد أن تعرف بالضبط الفئة التي يقع فيها الحدث الخاص بك ، حتى يعرف مندوبو مبيعات المجموعة في فنادق ومنتجعات Wine Country كيفية الاستجابة لطلب تقديم العروض (طلب تقديم العروض) وفقًا لذلك. على سبيل المثال ، من المرجح أن يتم عقد اجتماع تنفيذي أو ندوة تدريب فريق الموظفين في الداخل ، غالبًا في غرفة اجتماعات خالية من النوافذ لتجنب الانحرافات ، في حين قد يتم عقد عشاء رحلة تحفيزية جماعية في الهواء الطلق في مزرعة عنب أو في كهف نبيذ. قد يؤدي توفير التسمية الصحيحة للحدث الخاص بك في البداية إلى منع حدوث مشكلات متعددة لاحقًا.

# 2. كم حجم مجموعتك؟

اعلم أن معظم فنادق ومنتجعات واين كانتري تعتبر أن 10 أشخاص يمثلون الحد الأدنى لحجم 'المجموعة'. أي حجم أصغر من هذا لن يمنحك على الأرجح مزايا الحجز الجماعي. إذا كنت لا تعرف الحجم الدقيق لحفلتك ، فلا بأس - تتوقع الفنادق ذلك وستمنح العملاء بعض المساحة في الغرف غير المحجوزة.

بمجرد أن نعرف الرقم التقديري في مجموعتك ، نقوم بعد ذلك بمطابقته مع فندق أو منتجع واين كنتري الأنسب. تميل المجموعات الأصغر إلى التوافق بشكل أفضل مع العقارات الصغيرة إلى المتوسطة الحجم ، والخدمة الفريدة التي تقدمها غالبًا ما تكون أكثر خصوصية ، في حين أن خصائص المنتجع الكبيرة يمكن أن توفر لك الآلاف من تكاليف النقل من خلال الحصول على كل ما تريده مجموعاتك أو تحتاجه في العقار : المطاعم والمنتجعات الصحية وتذوق النبيذ وحتى صالة البولينغ في منتجع وسبا ميريتاج .

# 3. هل ذهبت مجموعتك إلى Wine Country من قبل؟ إذا كان الأمر كذلك ، أين أقمت؟

ليس من غير المألوف أن يقول منسقو الأحداث الجماعية إنهم يريدون البقاء في وادي نابا ، ثم ينتهي بهم الأمر بالبقاء في مقاطعة سونوما ، حتى عندما لم تكن لديهم فكرة أن استضافة ملاذ في مقاطعة سونوما كان خيارًا (عادةً ما يكون فندق نابا فالي المتوسط) سعر الغرفة الذي يساعد في إقناعهم). إذا كان العميل قد ذهب إلى Wine Country من قبل ، فعادة ما يكون لديه فكرة واضحة عن المكان الذي يريد استضافة الحدث الخاص به. ومعرفة مكان إقامتهم وتناول العشاء يتيح لنا معرفة عدم إرسال طلبات تقديم العروض إلى نفس الأماكن ، ما لم يطلبوا ذلك على وجه التحديد.


# 4. هل تريد البقاء في وادي نابا أو مقاطعة سونوما؟

يقول حوالي 90 ٪ من عملاء أحداث الشركات إنهم يرغبون في استضافة ملاذهم في وادي نابا ، ولكن عندما يُنصح أيضًا بمقاطعة سونوما ، فإنهم عادة ما يكونون منفتحين على ذلك كخيار. ما يحدد وجهتهم النهائية عادة هو التكلفة: غرفة فندق في مقاطعة سونوما عادة ما تكون أقل بحوالي 30٪ من وادي نابا ، ومعظم الناس يلهثون عندما يسمعون متوسط ​​تكلفة غرفة عطلة نهاية الأسبوع الصيفية في وادي نابا.

# 5. كم عدد الغرف التي ستحتاجها لمجموعتك؟

غالبًا ما يثير هذا السؤال الضحك. إن فكرة مشاركة مديري الشركة التنفيذيين في غرفة في فندق مسلية جدًا للمساعدين التنفيذيين. لكنك ستندهش من عدد المرات التي يتسبب فيها هذا في استفزاز الشخص المكلف بالتخطيط لحدث الشركة. هل تريد الشركة توفير المال من خلال مشاركة الفريق في الغرف؟ هل سيرغب بعض الموظفين في إحضار شركائهم (أو يمكنهم ذلك)؟ بجانب الميزانية ، فإن وجود فكرة واضحة عن عدد الغرف التي ستحتاجها هو أحد أهم عوامل حجز معتكف للشركة.


# 6. ما هو تاريخ وصولك ومغادرتك؟

الإجابة المعيارية لهذا السؤال هي إعطاء تاريخ الوصول وتاريخ المغادرة ، بهذا الشكل: سنصل يوم الأربعاء ، 3 مارس ونغادر يوم الأحد ، 7 مارس. عندما يتعلق الأمر بحجز حدث بقيمة 40 ألف دولار ، فإن الوضوح هو المفتاح. إذا كنت لا تعرف التواريخ الدقيقة التي ستقيم فيها مجموعتك ، فيمكن لمندوب مبيعات الفنادق أن يقدم لك تقديرًا للتكاليف وربما لن يحتفظ لك بمجموعة من الغرف. إنها ليست صفقة فاصلة ولكن وجود تاريخ وصول ومغادرة واضحين سيجعل عمل الجميع أسهل.

و FYI ، العديد من فنادق ومنتجعات Wine Country بها ليلتان كحد أدنى في عطلات نهاية الأسبوع ، لذلك إذا انتهى معتكف شركتك يوم السبت ، فقد يتم تحصيل رسوم ليلة السبت أيضًا. ولأن Wine Country هي وجهة شهيرة للسياح في عطلات نهاية الأسبوع ، فإن حجز هذا الحدث الخاص بك من الأحد إلى الخميس يمكن أن يوفر لك آلاف الدولارات.

# 7. هل تاريخ وصولك ومغادرتك مرن؟

في حين أنه من المفيد تحديد مواعيد السفر بشكل ثابت ، إلا أنها ليست مهمة. غالبًا ما تسأل الفنادق والمنتجعات عما إذا كانت تواريخ أحداث مجموعتك مرنة ، حيث يتم بيعها في بعض الأحيان في تلك التواريخ المحددة أو حتى في اليوم الأول أو الأخير فقط. إن القول بأنك على ما يرام من الاثنين إلى الثلاثاء أو الثلاثاء والأربعاء يمنح مندوب مبيعات الفندق مساحة أكبر بكثير.

# 8. ما هي ميزانيتك المقدرة؟

ستندهش من عدد المرات التي لا يتوفر فيها لعميل حدث جماعي جديد إجابة على هذا السؤال ، إما لأنه لم يتم منحه ميزانية ، أو لأن الشركة تتصل بنا لتحديد ميزانيتها. إن وجود ميزانية تقديرية ليس أمرًا بالغ الأهمية ولكنه مفيد جدًا لتحديد عيار وتوقيت وموقع فندق أو مكان إقامة شركة. بالنسبة لحدث جماعي متوسط ​​(فندق ، مساحة اجتماعات + F & B + A / V ، نقل ، وجبات) ، يعد الحد الأدنى من 500 دولار للشخص الواحد في الليلة مكانًا جيدًا للبدء.


فيما يتعلق بالميزانيات ، فإن الكلمة التي سترغب في إدراجها في المعجم الخاص بك هي 'الامتيازات' ، وهي لغة فندقية مجانية. على الرغم من أننا لا نتفاوض بشأن أسعار المجموعات نيابةً عنك ، فغالبًا ما يقدم الفندق أو مكان الاجتماع تنازلات إضافية لعملائنا لأننا نعمل معهم كثيرًا. باختصار ، سيوفر لك حجز حدث شركتك من خلالنا المال وسيوفر لك المزيد من الأموال ، مثل التلويح برسوم المنتجع أو رسوم Wi-Fi.

# 9. ما هو الإنفاق على ملعب كرة القدم على أسعار الغرف؟

إذا لم يكن لدى العميل في حدث الشركة ميزانية في الاعتبار ، فغالبًا ما يكون لديه فكرة عامة عن المبلغ الذي يريد إنفاقه على غرفة في الليلة. عادةً ما تكون أسعار الغرف للمجموعات أقل من أسعار 'السفر الترفيهي' ، وتكون أسعار الغرف من الأحد إلى الخميس دائمًا تقريبًا أقل تكلفة بكثير من أسعار عطلة نهاية الأسبوع ، نظرًا لأن Wine Country وجهة شهيرة لقضاء عطلة نهاية الأسبوع.

إن معرفة المبلغ الذي ترغب في إنفاقه على غرفة في فندق مفيد جدًا في تحديد الفنادق الأنسب لمجموعتك. في النهاية المنخفضة لفصل الصيف ، توقع أن تدفع حوالي 250 دولارًا لكل غرفة في الليلة في مقاطعة سونوما. بالنسبة للممتلكات الفاخرة في وادي نابا خلال موسم الذروة ، توقع أن تدفع حوالي 500 دولار إلى 600 دولار لكل غرفة في الليلة كحد أدنى.

# 10. هل ستحتاج إلى وسيلة نقل أيضًا؟

مرة أخرى ، ستندهش من عدد الأشخاص المكلفين بتجميع معتكف جماعي للشركة الذين لا يأخذون في الاعتبار تكاليف النقل ، سواء من المطار أو خارج المواقع من الفندق. عدد قليل جدًا من الفنادق في Wine Country لديها خدمة نقل مكوكية مباشرة من مطاري سان فرانسيسكو وأوكلاند (يُعد Doubletree Sonoma Wine Country استثناءً نادرًا) ، لذلك إذا كنت بحاجة إلى رحلة من المطار أو إلى مصنع نبيذ من فندقك ، فستحتاج إلى بحاجة إلى حجز شركة النقل في وقت مبكر. في WineCountry ، أقمنا شراكة مع العديد من شركات النقل المحلية وسيسعدنا أن نوصي بأفضل ما يناسب مجموعتك.

رقم 11. هل ستحتاج إلى مساحة للاجتماعات؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فما هي الأيام التي ستحتاج فيها إلى حجز مساحة للاجتماعات وكم عدد الأشخاص؟ هل ستحتاج إلى الصوت / الفيديو والأطعمة والمشروبات؟ هل لمجموعتك أي احتياجات أخرى؟

يحتاج كل حدث شركة أو مجموعة تقريبًا إلى نوع من مساحة الاجتماع أو غرفة الاجتماعات ، إما داخل فندق أو في محل صنع النبيذ. تتضمن الأسئلة التي تريد الحصول على إجابات لها مسبقًا ما يلي: كم عدد الأشخاص؟ لأي فترة خلال النهار؟ هل تحتاج إلى خدمة الطعام والشراب؟ هل تريد تقديم المشروبات الكحولية (مثل محل صنع النبيذ)؟ هل ستحتاج إلى معدات صوت / فيديو؟ كيف تريد ترتيب الطاولات والكراسي؟ هل سيكون لديك أي جلسات جانبية؟

تختلف التكلفة النموذجية لاستئجار مساحة الاجتماع اختلافًا كبيرًا في Wine Country. لدينا بعض شركاء الفنادق الذين غالبًا ما يلوحون برسوم تأجير مساحة الاجتماعات (عادةً إذا وافق العميل على حد أدنى لرسوم F & B) ، بينما يتقاضى آخرون حدًا أدنى من أربعة أرقام. إذا كنت ستطلب تنازلات ، فإن رسوم مساحة الاجتماع هي مكان جيد للبدء.


رقم 12. هل ستحتاج إلى مساعدة في ترتيب الغداء أو العشاء؟

بالنسبة لمعظم أحداث الشركات والمجموعات التي تقام في وادي نابا ومقاطعة سونوما ، يتم تضمين الغداء في رسوم المأكولات والمشروبات في مساحة الاجتماعات ، إما كغذاء مربع أو إعداد على طراز البوفيه إما داخل غرفة الاجتماعات أو في الردهة. إذا كنت ترغب أنت وزملاؤك في تناول الغداء أو العشاء بعيدًا عن الفندق ، يسعدنا أن نقدم لك توصيات (نحن جميعًا متعجرفون بالطعام ، لذلك لن نوجهك بشكل خاطئ). أحد الخيارات الشائعة هو تناول عشاء جماعي في مصنع نبيذ ، إما بالخارج بين الكروم أو في كهف النبيذ ، مثل تجربة تناول الطعام الرائعة في الكهف في كروم باين ريدج في وادي نابا.

ضع في اعتبارك أنه إذا لم يكن المطعم أو مصنع النبيذ على بُعد مسافة قصيرة سيرًا على الأقدام - وهو سبب رائع لحجز فندق في وسط المدينة - فربما تحتاج إلى استئجار شركة نقل إذا كنت ترغب في السفر كمجموعة ، مما قد يكون باهظ الثمن. بدلاً من ذلك ، يتوفر Uber و Lyft في جميع أنحاء Wine Country.

# 13. هل ستحتاج إلى مساعدة في ترتيب الأنشطة ، مثل تذوق النبيذ؟

عندما تكون في روما ، أليس كذلك؟ تقريبًا كل حدث للشركات والمجموعات نساعد في التخطيط له يتضمن زيارة إلى مصنع نبيذ واحد أو أكثر لتجربة تذوق والتوصية بمصانع النبيذ هو تخصصنا. كما هو الحال مع تناول الطعام في مطعم خارج الموقع ، ضع في اعتبارك أنه إذا كان مصنع النبيذ الذي ترغب في زيارته ليس على مسافة قريبة ، فربما تحتاج إلى استئجار شركة نقل أو خدمة مشاركة الركوب. وعلى الرغم من أنك قد تتذوق النبيذ من خلال رشفات صغيرة ، ستندهش من السرعة التي يمكن أن يتراكم بها مستوى الكحول في الدم لديك بنسبة 0.08٪.

# 14. هل أنت مهتم بالقيام بأنشطة أخرى إلى جانب تذوق النبيذ ، مثل مسابقات الطهي لبناء الفريق؟

إلى جانب تذوق النبيذ ، هناك العشرات من الأنشطة الأخرى المتاحة في Wine Country والتي يمكننا مساعدتك في ترتيب حدث جماعي الخاص بك ، كل شيء من جولات الدراجات Sip-n-Cycle إلى الطعام الذواقة وجولات النبيذ ، وفعاليات بناء الفريق (مسابقات الطهي شائعة حقًا ) ، ودروس مزج النبيذ ، وجولات المشي في مزارع الكروم. لعرض مجموعة واسعة من أنشطة Wine Country الممتعة لمجموعتك ، تحقق من تجارب بلد النبيذ .


إذا كنت قد وصلت إلى نهاية هذا المقال ، فتهانينا! لديك الآن جميع الإجابات لاستضافة حدث ممتع ومثمر للشركات أو المجموعة في Wine Country في كاليفورنيا. الخطوة التالية هي الاتصال بي على (415) 518-1402 ، أو مراسلتي عبر البريد الإلكتروني على matt@winecountry.com . لن أساعدك فقط في العثور على الأماكن المثالية لحدث الشركة أو حدث الفريق التالي ، بل سأقوم بتوصيلك بالشخص المناسب الذي تريد التحدث إليه - وربما أساعدك أيضًا في توفير المال.

أخيرًا ، هل ذكرت أن خدمة التوصيات والإحالة لدينا مجانية؟ نحصل على عمولة صغيرة من شركائنا في الفنادق على رسوم الغرفة ، ولكن الفندق هو الذي يغطي هذه التكلفة ، وليس أنت. لذلك ليس هناك حقًا سبب لعدم استخدام خدمة التوصيات والإحالة الخاصة بنا لأحداث الشركات والمجموعات في وادي نابا ومقاطعة سونوما.


- دليل لتذوق النبيذ مثل المحترفين -

- أفضل 9 فنادق واين كونتري يمكن زيارتها في 2018 -


موصى به